Оптимизация Документооборота в Организации Дипломная Работа

      Комментарии к записи Оптимизация Документооборота в Организации Дипломная Работа отключены

Оптимизация Документооборота в Организации Дипломная Работа.rar
Закачек 3905
Средняя скорость 6587 Kb/s

Оптимизация Документооборота в Организации Дипломная Работа

Курсовая — Документооборот и пути его. doc

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

Учетные точки можно определить как субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Когда учетные точки зафиксированы, описаны взаимосвязи подразделений, то можно соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы помогут не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг — создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ по оптимизации документооборота можно воспользоваться советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно поставить ограничения — «не объять необъятного»; выяснить, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определиться, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

Локальные и общие схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос — сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?

Документопоток

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

  • поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
  • потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
  • поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

  • содержанием или функциональной принадлежностью;
  • структурой;
  • режимом или цикличностью;
  • направлением;
  • объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

  • расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
  • расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
  • определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

  • повышение эффективности управленческой деятельности;
  • ускорение движения документов в организации;
  • уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

  • При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
  • Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.

Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.

При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Оптимизация документооборота организации

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

  • определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
  • определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
  • регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
  • установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Дипломная работа — Бухгалтерский учет и аудит

Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

.2 Понятие документооборота

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО Челны-Холод

2.1 Схема движения и технология обработки документов

.2 Регистрация документов

.3 Контроль исполнения документов

Список использованной литературы

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки — ОАО Челны-Холод

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО Челны-Холод.

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документооборота данного предприятия.

изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО Челны-Холод.

В заключении представлены выводы по курсовой работе.

В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

.1 Развитие документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения установил определение понятия документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

.2 Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затрата�

1. Теоретические аспекты системы документооборота организации ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»

. Организационно — экономическая характеристика ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»

2.1 Организационно-экономическая характеристика

2.2 Анализ действующей системы документооборота в ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»

. Пути совершенствования системы документооборота в ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»

.1 Совершенствование системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело»

.2 Социально — экономическая эффективность предложенной системы документооборота

Выводы и предложения

Список литературы Введение Документооборот в организации составляет основу управления. В Документах организации по подчетам ученых, сосредоточено до 85% всей необходимой информации. С документированием информации связана работа всего коллектива организации от обычного работника и до руководителя.

Документы являются важнейшей и необходимой составляющей абсолютно любой организации. В них дана информация по управленческой деятельности, по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой организации. С помощью документов до рабочих доносятся указания руководителей организации, а также происходит контроль и исполнение этих решений. Документы содержат полные сведения о деловой активности предприятия и его аппарате управления, доказательства выполнения его обязательств перед кредиторами или иными лицами.

Объектом исследования данной курсовой работы является процесс совершенствования документооборота в организации.

Предметом исследования данной работы является оптимизация документооборота в организации ООО «РАЙЖИВСОЮЗ», процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.

Цель данной работы заключается в исследовании и изучении процесса документооборота, применяемого в организации ООО «РАЙЖИВСОЮЗ», а также разработка предложений по совершенствованию текущего документооборота.

Для достижения этой цели будет необходимо:

. Дать определение понятия «документооборот», определить какие существуют виды документооборота, и какие функции они выполняют. Разобрать теоретические аспекты данной темы;

. Дать полную характеристику организации (ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»), на основе которой будет выполняться данная курсовая работа;

. Предложить методы совершенствования существующей системы документооборота организации, показать и доказать их экономическую эффективность.

Глава 1. Теоретические аспекты исследуемой проблемы В современной компании система электронного документооборота (кратко — СЭД) становится обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С помощью СЭД повышают эффективность деятельности коммерческие компании, промышленные предприятия и государственных учреждениях. На базе технологии электронного дoкументооборота решают задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД — система электронного документооборота, хотя наравне с ней также используются САД — система автоматизации делопроизводства, СЭДО — система электронного документооборота и САДО — система автоматизации документооборота. [Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. 2011 г.]

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над потоками документов в организации. [А. Назаренко 2011 г.]

Организация документoоборота — это необходимые правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация дoкументооборота предусматривает направленное и рациональное движение дoкументов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в структуре организации, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. [Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. 2011 г.]

Документоoборот является важнейшим звеном в делопроизвoдстве, так как определяет не только необходимые инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В самом делопроизвoдстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, с общими целями делопроизвoдства — это информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой oрганизацией движения документов в организации, на данный момент связывают многие недостатки в документационной деятельности аппарата управления. Например, весь процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает в себя три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и дoстаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); необходимый контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).

Если разoбрать данный процесс по операциям, то он состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате организации из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических испoлнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают существенное влияние на весь процесс управления в целом.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации производства на предприятии и задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все больший и разнообразный спектр задач. На сегодняшний день разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с документацией и организационно — распорядительными документами органзвции, но и с различными внутренними документами: договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и другой различной документацией. СЭД также используется для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронной документацией: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и т. д. [Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. 2011 г.]

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами любого формата.

Документооборот, или порядок движения документов на предприятии, можно разделить на следующие этапы:

. Экспедиционная обрабoтка документов, поступающих на предприятие.

. Предварительная прoверка и рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

. Рациональное движение дoкументов внутри организации.

. Обработка испoлненных и отправляемых документов.

Весь документoоборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении документами.

Документопoток (поток документальной информации) — это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

. Пo направлению движения:

) Гoризонтальные потоки — связывают организации одного уровня;

) Вертикальные потoки — связывают организации различных уровней:

− Вoсходящие потоки — это документы, получаемые вышестоящими организациями от подчиненных организаций;

− Нисхoдящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. [Ермолаева Н. 2004 г.]

. По отношению к процессу управления:

) Вхoдящий документопоток состоит из 4-х типов документов:

− дoкументов вышестоящих организаций, директивных указаний, нормативных и методических актов. По


Статьи по теме